Työn monipaikkaisuus: Joustavuutta, aikataulutettuja kohtaamisia ja flunssakausi hoituu vaivattomammin

Jyväskylän kaupungin viestintä-, markkinointi- ja osallisuuspalveluiden osasto siirtyi koronapandemian jälkeen monipaikkaiseksi työyhteisöksi. Ennen koronaa ei pidetty Teams-kokouksia, viestintäpäällikkö Jari Salomaa kertoo.

– Tämä järjestelmä on ollut nyt noin kaksi vuotta. Kaupungintalolla on yhteiset tiimitilat, kun kokoonnutaan yhteisiin palavereihin. Nekin ovat hybriditoteutuksella, osa on paikan päällä. Meitä on nyt niin iso porukka, että omiin tiloihin ei mukavasti mahdu.

Monipaikkaisuuden syynä on muutakin kuin korona-aikana opitut työtavat.

– Merkittävä tekijä oli se, että kaupunki rupesi tutkimaan mahdollisuutta tiivistää ja tehostaa tilojen käyttöä hallintokorttelissa.

Kaupungin säästöjen lisäksi joustavuus on Salomaan mukaan monipaikkaisuuden selvä hyöty. Jos päivässä on vain yksi palaveri, jossa pitäisi olla läsnä ja muu päivä olisi itsenäistä työtä, nyt ei tarvitse yhden palaverin vuoksi tulla paikalle.

– Monipaikkaisuudessa on ongelmansa. Keskittymistä vaativat työt onnistuvat hyvin kodin rauhassa, mutta ei Teamsin välityksellä paljon yhdessä innovoida, Salomaa sanoo.

Monipaikkaisuuden onnistuminen on Salomaan mukaan yleinen työhyvinvointikysymys.

– Jos on hyvä työilmapiiri ja luottamus esihenkilöiden sekä kollegoiden kesken, niin kyllä toimii. Jos on epäilevä tilanne, että siellä se vetää lonkkaa, niin ei toimi.

Korona-aika opetti Salomaalle sen, että hänen työssään pelkkä etätyö ei ole hyvä vaihtoehto.

– Korona-aikaa leimasi se, että oli paljon palavereita ja kriisiviestintää. Oli todella kuluttavaa, jos päivä oli vain Teams-palavereita. Työstä tuli todella tylsää, voi kuvitella, että siinä ei paljon innovaatiot putkahtele.

IT-alalla monipaikkaisuus jo vakiintunutta

IT-yritys CGI:n HR-johtaja Saara Lindfors vastailee kysymyksiin kotoaan Helsingissä, edellisen päivän hän oli töissä toimistolla. CGI oli monipaikkainen työyhteisö jo ennen korona-aikaa.

– Silloinkin IT-alan yritykselle oli tyypillistä, että osaajista oli kova pula ja heitä otettiin sieltä, mistä löydettiin. Meillä oli henkilöitä, jotka työskentelivät pääosin kotoa käsin etänä. Hyvin vähän ja maltillisesti, pääosin työskentelymuotona oli toimisto.

– Ennen korona-aikaa CGI:llä oli toimistoja 17 paikkakunnalla ympäri Suomen, ja yksittäisten tiimien jäseniä saattoi olla useammallakin paikkakunnalla. Nykyään työn hybridimalli on kirjattu omaan työehtosopimukseenkin, Lindfors kertoo.

– Emme ole luoneet ylhäältä mitään sääntöjä, vaan olemme valtuuttaneet tiimit päättämään, mikä malli toimii liiketoimintamalli, asiakasvaatimukset sekä yksilölliset preferenssit huomioiden. Periaatteena on, että esihenkilöiden tulee aina olla tavoitettavissa omille tiimiläisille.

– Monipaikkaisen työyhteisön onnistumisen ehtona on, että pidetään huolta riittävästä ja säännöllisestä strukturoidusta yhteydenpidosta, jossa voi jakaa osaamista ja kokea yhteisöllisyyttä, Lindfors sanoo.

– Olemme kehottaneet tiimiesihenkilöitä ja tiimejä yhdessä huolehtimaan siitä, että tällaisia kohtaamisia on riittävästi.

Kohtaamiset hoidetaan niin, että järjestetään aikataulutettuja Teams-tapaamisia, silloin tällöin aikataulutettuja kohtaamisia kasvokkain, yhteisiä aamupaloja ja lounaita, tai vaikka keskipäivän jooga, Lindfors kertoo.

Johtaminen on monipaikkaisessa työyhteisössä vaikeampaa, Lindfors sanoo. Samassa toimistossa varhaisten huolien näkeminen on helpompaa.

– Tutkimuksissakin on todettu, että esihenkilöt helposti arvioivat positiivisemmin niitä henkilöitä, jotka ovat fyysisesti lähellä. Tämän tyyppiset asiat pitää tiedostaa.

– Sellainenkin käytännön hyöty työyhteisön hybridimallista CGI:ssä on huomattu, että flunssakaudet selätetään helpommin. Hybridimalli näkyy selvästi CGI:n sairauspoissaolojen tilastoissa, Lindfors kertoo. Jos hiemankin on kipeä olo, voi jäädä kotiin töihin, eikä tauti kulkeudu toimistolle asti.

Yhteyden rakentaminen ja ylläpitäminen vaatii huomiota

– Monipaikkaisessa työssä tärkeää on se, miten osataan ottaa kontaktia muihin eri välineiden kautta, sanoo Ulla Vilkman.

– Jos viestintä on pelkästään kirjallista viestintää, se ei rakenna yhteyttä ihmisten välille ja jäädään irrallisiksi. Ollaan ehkä yksinäisiäkin siinä työssä, puuttuu se sosiaalinen puoli, joka usein liittyy voimavaroihin, motivaatioon ja yhteen kuulumisen tunteeseen.

Vilkman on konsultti ja tietokirjailija. Hänen kirjansa ”Näin menestyt monipaikkaisessa työssä” julkaistiin lokakuussa.

– Monipaikkaisuus ei välttämättä ole se asia, joka tekee yhteisöllisyyden kokemisen vaikeaksi, Vilkman huomauttaa.

– Jos katsotaan tutkimuksia pandemiaa edeltävältä ajalta, noin 50 prosenttia ihmisistä eivät kokeneet yhteenkuuluvuutta. Ei se ollut korkea silloinkaan.

Innovointi voi Vilkmanin mukaan olla tehokasta, kun ei aina olla samassa tilassa.

– Asiantuntijoiden mukaan ideointi voi olla laadukkaampaakin, kun sitä tehdään etänä ja osittain myös eriaikaisesti, hän sanoo.

– Ihmiset herkästi sensuroivat itseään enemmän, kun ollaan yhdessä ideoimassa. Jos sitä tehdään itsenäisesti, emme lähde niin paljon arvioimaan niitä ideoita, vaan me kirjaamme ne ja meillä on enemmän aineistoa jatkotyön pohjalle. Etäisyys parhaassa tapauksessa pakottaa meidät luomaan käytäntöjä, jotka voivat parantaa tekemistä.

– Asiantuntijatyössä tarvitaan kohtaamisia, aitoa keskustelua, tiedonvaihtoa, jotta ymmärrys asioista, joiden parissa työskennellään, olisi mahdollisimman laajaa, Vilkman sanoo.

– Se onnistuu sekä toimistolla että etänä. Organisaatiot tarvitsisivat enemmän kohtaamisstrategioita. Mietitään, keiden kuuluu kokoontua silloin tällöin yhteen ja mitä niissä tilaisuuksissa tapahtuu. Pitää varmistaa, että keskustelua oikeista asioista käydään riittävästi.

– Etätyön yleistyttyä kokousten määrä lisääntyi huomattavasti, Vilkman sanoo. Hän esittelee kirjassaan tutkimuksen, joka varmasti saa asiantuntijatyötä tekevät nyökyttelemään hyväksyvästi. Tutkimuksessa tarkasteltiin, miten kokousten asteittainen vähentäminen vaikuttaa työntekoon.

– Kokousten vähentäminen lisäsi vuorovaikutusta, yhteistyötä, motivaatiota, tuottavuutta ja tyytyväisyyttä, kun kokouksia vähennettiin noin 40–60 prosenttia. Ehkä monipaikkaisissa organisaatioissa on yritetty korvata käytäväkeskustelut ja kahvipöytäkeskustelut kokouksilla. Ja se on johtanut siihen, että monilla ihmisillä on kalenteri aivan täynnä kokouksia, paljon päällekkäisiäkin kokouksia, Vilkman sanoo.

Teksti Anssi Koskinen

Kuvat Lehtikuva (kuvituskuva),  Satu Leinonen, Jyväskylän kaupunki (Jari Salomaa), Eeva Anundi (Saara Lindfors), Sam Jämsen (Ulla Vilkman)