Aivotyö on kognitiivisesti kuormittavaa. Jos kuormitus on liiallista, työnteko käy raskaaksi. Kuormitusta voi ehkäistä paremmalla kognitiivisella ergonomialla, joka vähentää häiriöitä, keskeytyksiä ja tietotulvaa sekä tukee sujuvaa ajattelua, havainnointia ja työskentelyä.
Työterveyslaitoksen johtava tutkija Virpi Kalakoski sanoo, että liiallisen kognitiivisen kuormituksen haittoihin on pikkuhiljaa herätty suomalaisilla työpaikoilla. Kognitiiviset oireet nähdään jo yhtenä työuupumuksen ulottuvuutena, ja kognitiivisia tekijöitä on kirjattuna työsuojelun ohjeistuksiin osana psykososiaalista kuormitusta.
Työterveyslaitoksen johtava tutkija Virpi Kalakoski sanoo, että liiallisen kognitiivisen kuormituksen haittoihin on pikkuhiljaa herätty suomalaisilla työpaikoilla. Kognitiivisen ergonomian kohentaminen on muun muassa keskeytysten, tietotulvan ja ympäristön häiriöiden ehkäisemistä. Yksin voi tehdä jonkin verran korjausliikkeitä, mutta tärkeää olisi määrittää yhteiset toimintasäännöt.
Tarpeeksi aikaa uusien, kognitiivista kapasiteettia vaativien taitojen oppimiseen
Kognitiivista kuormitusta voi hallita hyvillä digitaidoilla ja toimivilla työmenetelmillä, joihin kuuluu kyky suunnitella, pilkkoa ja aikatauluttaa työtä. Mutta kenen vastuulla on näiden taitojen ylläpito ja kehittäminen? Entä onko työnantajilla käsitystä työntekijöiden työnteon tavoista ja taidoista?
– Onhan uusien tietojärjestelmien ja digivälineiden haltuunotto, kuten mikä tahansa oppiminen, kuormittavaa. Yleisin syy kuormittavuuteen on se, ettei uuden opetteluun ole tarpeeksi aikaa. Oppiminen on kuitenkin yksi keskeisistä työn voimavaratekijöistä ja ihmiset ovat yllättävän innostuneita myös siitä, että saavat ottaa haltuun uusia hyödyllisiä työvälineitä, Kalakoski sanoo.
Ihannetilanteessa uusien, kognitiivista kapasiteettia vaativien taitojen oppimiseen on varattu tarpeeksi aikaa. Kalakoski kertoo, että heidän tiimissään on tapana käyttää pieni hetki jokaisesta tiimikokouksesta jonkin uuden taidon välittämiseen kollegoille. Se voi olla esimerkiksi käytössä oleviin sähköisiin työkaluihin tai järjestelmiin liittyvä hyödyllinen yksityiskohta.
Yhdessä oppiminen ja taitojen jakaminen työnteon lomassa on Kalakosken mukaan suotavaa.
Miten vähentää kognitiivista kuormitusta?
Kognitiivinen ergonomia tähtää työnteon sujuvuuteen. Käytössä ovat keinot, jotka edistävät työn tuloksellisuutta, turvallisuutta ja työntekijän hyvinvointia.
Kaikki lähtee työn sujuvoittamisesta, jossa työn suunnittelu on tärkeässä asemassa. Suunnittelulla vältetään hukkatyötä ja ehkäistään aikapainetta. Hukkatyö on turhaa, päällekkäistä työtä. Se voi johtua siitä, että jonkin työtehtävän vaiheita on dokumentoitu huonosti ja kaksi ihmistä tekee päällekkäisen työn. Myös epäselvät ohjeistukset voivat johtaa hukkatyöhön, jolloin työ on tehtävä uudestaan. Joskus voi käydä niinkin, että unohtaa tehneensä jonkin työtehtävän jo kertaalleen.
Kognitiivisen ergonomian kohentamisessa on kyse keskeytysten, tietotulvan ja ympäristön häiriöiden esimerkiksi puhehälyn tai ihmisten jatkuvan liikuskelun ehkäisemisestä. Yksin voi tehdä jonkin verran korjausliikkeitä, mutta tärkeää olisi luoda yhteiset toimintasäännöt.
Yhdessä voi esimerkiksi pohtia, milloin toisen saa keskeyttää ja mikä on hyvä tapa keskeyttää. Voisiko kerralla kerätä ylös useamman kollegalta kysyttävän asian, eikä häiritä jokaisella niistä erikseen?
Erityistä keskittymistä vaativan tehtävän ajaksi työntekijä voi laittaa erilaiset hälytykset pois. Kalenteristaan voi varata aikaa tiettyjen työtehtävien hoitamiseen tai budjetoida siirtymäaikaa kokousten väliin. Kokouksen anti on todennäköisesti parempi, kun jokainen on valmistautunut siihen.
Useilla työpaikoilla tarjolla olevat hiljaisen työskentelyn tilat on syytä hyödyntää. Vastamelukuulokkeet ovat nekin parempi kuin ei mitään.
Kalenteroi ja dokumentoi
Työn sujuvoittamisessa kalenterointi on avainasia. Älä anna muiden täyttää kalenteriasi. Näin käy helposti, jos kalenteriinsa ei ole varannut aikaa omien töiden tekemiseen. Kyse on työajan hallinnasta.
Tehtyjen työvaiheiden dokumentoinnilla voi myös sujuvoittaa työntekoa.
– Ihminen oppii hitaasti ja unohtaa nopeasti. Meillä on usein illuusio, että muistamme paljon. Työyhteisöissä pitää pohtia, miten yhteiset asiat dokumentoidaan, mihin ja minne.
Näin kaikki voivat muita keskeyttämättä tarkistaa, missä vaiheessa kokonaisuus on ja mitä kukin on jo tehnyt tai tekemässä. Dokumentointiin on monia alustoja. Tärkeintä on, että luodaan yhteinen tapa kirjata ja dokumentoida tilannetiedot.
Työntekijälle itselleen voi olla tärkeää, että tehdystä työstä jää muutakin jälkeä kuin kahden vuoden päästä valmistuva raportti.
– Työntekijälle tulee olo, että hän on tehnyt jotain eikä joudu päivän päätteeksi harmittelemaan, että ennakoimattomasti eteen tulleet työtehtävät ovat vieneet koko työpäivän. Tämä voi olla monelle tuttu tunne.
Hyvä dokumentointi palvelee työn näkyväksi tekemistä. Teollisessa työssä ja tuotannollisessa työssä on tarpeen tuntea proseduurit ja resurssit, joita tarvitaan. Näin pitäisi olla myös aivotyössä.
Työn suunnittelu ja hallinta on kohdallaan, mutta työtä on yksinkertaisesti liikaa
Vaikka oma työ olisi suunniteltu ja järjestetty toimivasti ja sähköisiä työkaluja käytettäisiin taiten, ongelmana voi olla henkilöstömitoitukseen nähden liian suuri määrä tehtävää työtä. Esimiesportaaseen viety viesti resurssipulasta ei johda tilanteen korjaamiseen. Mikä neuvoksi?
– Sitten mennään jo työsuojelun puolelle. Työnantajan velvollisuus on huolehtia, että työntekijöillä ei ole liikaa kuormitusta. Eihän se käytännössä ole niin helppoa. Me olemme toteuttaneet kehittämishankkeita myös työyhteisöissä, joissa on järjetön henkilöstövajaus. Emme edes väitä, että kognitiivisella ergonomialla voisi korjata tilanteen, mutta helpotusta se tuo eli karsitaan edes hukkatyö ja turhat kuormittajat pois.
Työterveyshuollossa tarvitaan lisää ymmärrystä ja osaamista
Työterveyslaitos TTL on ollut viemässä eteenpäin tietoutta kognitiivisen kuormituksen hallinnasta. Vuodesta 2015 lähtien TTL on kouluttanut noin 70 työterveyshuollon psykologia kartoittamaan kognitiivista kuormitusta työpaikoilla. Psykologit työskentelevät suurissa yksityisen sektorin terveysalan yrityksissä, yritysten työterveyshuolloissa tai sairaanhoitopiireissä. Koulutus sisältää kaksi lähipäivää, joiden välissä psykologi selvittää ja kehittää organisaation tilannetta kognitiivisen ergonomian kysely-, haastattelu- ja työpajamenetelmällä. Moni psykologeista on myös kouluttanut aiheesta asiakasorganisaatioissa.
Työterveyslaitoksen kehittämällä kartoituksella selvitetään, millaiset aivotyön osa-alueet työssä korostuvat. Tarvitaanko työssä esimerkiksi paljon motorista muistia, havaitsemista tai vaativaa päätöksentekoa?
Mitä organisaatio tekee kyselyin kerätyllä tiedolla, joka vain koostaa yhteen työntekijöiden kokemukset ja ongelmat?
– Ensinnäkin tulee muistaa, että aivotyö on myös iso voimavaratekijä. Kyselyn avulla saadaan tiimikohtaisesti ja tehtävittäin tietoa sekä kognitiivisista kuormitustekijöistä että innostavista voimavaratekijöistä. Tätä tietoa työterveyspsykologit voivat täydentää haastattelu- ja havainnointimenetelmin paikan päällä, Kalakoski sanoo.
Monimenetelmällinen tutkimustapa on hänen mukaansa tehokkain ja laadukkainta tietoa tuottava tapa.
– Kyselyillä saadaan esiin suurten joukkojen ääni, johon tarttua kehittämishankkeissa. Haastattelut ja havainnointi lisäävät konkretiaa. Kun esimerkiksi Työterveyslaitos lähtee vetämään aivotyöpajoja kehittämismielessä, ratkaisuja haetaan kulloisenkin yrityksen tarpeiden pohjalta.
Teksti ja kuva: Iida Ylinen
Kuvituskuva Pexels, Polina Zimmerman
Aivotyön haitta pitäisi tarvittaessa sanktioida
Mielenterveyden häiriöt sairauspoissaolojen syynä lisääntyvät kovaa vauhtia. Monet työterveyspsykologit tapaavat päivittäin potilaita, jotka ovat uupuneet liiallisen kognitiivisen kuormituksen takia. Miten tilanteen näkee Psykologiliiton ammatillisen työryhmän jäsen, työterveyspsykologi Johanna Ojala-Oksala?
Psykologiliiton ammatillisen työryhmän jäsen, työterveyspsykologi Johanna Ojala-Oksala toteaa, että työturvallisuuslaissa on määritelty vastuita sekä työnantajalle että työntekijälle. Työntekijän on ilmaistava, jos työ aiheuttaa liikaa kuormitusta, ja työnantajan velvollisuus on puuttua siihen.
Millaiset valmiudet työterveyspsykologeilla on tunnistaa kognitiivisen kuormituksen osuus työuupumuksessa?
– Pääasiassa tietotyöläisten kanssa työskentelevä työterveyspsykologi kohtaa vastaanotoillaan erilaisia työelämään liittyviä haasteita kuin fyysistä työtä tekevien parissa työskentelevä kollegansa. Psykologi on tiedonkäsittelyn asiantuntija ja työterveyspsykologeilla onkin työterveyshuollon laajin tietämys kognitiivisesta ergonomiasta.
Kognitiivinen kuormitus on kirjattuna työsuojelun ohjeistuksiin. Mistä tämä on signaali?
– Sillä vastataan tarpeeseen. Työikäisiä joutuu paljon sairauslomalle kognitiivisen kuormituksen takia ja kirjaus on äärimmäisen hyvä olla olemassa. Suunnan pitäisi olla se, että kognitiivisen työn haitta määritellään, havaitaan ja tarvittaessa jopa sanktioidaan.
Kenen vastuulla sopivan työkuorman toteutuminen on?
– Työturvallisuuslaissa on määritelty vastuita sekä työnantajalle että työntekijälle. Työntekijän on ilmaistava, jos työ aiheuttaa liikaa kuormitusta, ja työnantajan velvollisuus on puuttua siihen. Työsuhteiden koeajat ovat kuitenkin pidentyneet ja ne ovat 4–6 kuukautta. Ihmiset eivät välttämättä uskalla kertoa, että työtä on määrällisesti tai laadullisesti liikaa. Päälle tulee vielä avokonttoreiden ja monitoimitilojen kuormittavuus. Tämän ja yt-kierrosten keskellä työntekijän on tasapainoiltava, saako hän pitää työpaikkansa. Monitilatoimistojen toimimattomuudesta kuulen asiakkailta hirveästi palautetta.
Millaista apua työterveyspsykologi voi antaa liiallisesta kognitiivisesta kuormituksesta kärsivälle?
– Työterveyspsykologi voi olla ennaltaehkäisevässä roolissa, ei vain korjaamassa vahinkoja. Meidän tulisi olla työterveyshuollossa ammattihenkilöstatuksella, toisin sanoen psykologi olisi pakollinen osa työterveyshuoltoa ja psykologille pääsisi suoraan ilman lääkärin tai hoitajan ohjausta. Tärkeää olisi olla tiiviimmin mukana jo esimerkiksi siinä vaiheessa, kun työpaikoilla tehdään työpaikkaselvityksiä. Nykyisin selvityksen tekee pääsääntöisesti työterveyshoitaja.
– Tietotyössä kognitiivinen kuormitus on yleistä, joten psykologien olisi hyvä päästä työn arkeen heti kiinni. Teemme jo nyt paljon ennaltaehkäisevää työtä henkilöstöhallinnon kanssa, mutta HR:n edustaja ei välttämättä istu johtoryhmässä, jossa kognitiiviseen ergonomiaan ja työhyvinvointiin liittyviä linjauksia tehdään.
