Toisin kuin Suomessa, ennen koronakevättä etätyö oli Ranskassa vielä harvinaista. Nyt kun tuhannet yritykset ovat päässeet sen makuun, niissä mietitään, onko enää mielekästä maksaa esimerkiksi Pariisin liikekiinteistöjen kalliita vuokria. Yhä useampi lakimies, pankkineuvoja tai lääkäri on luopunut kiinteästä työtilasta ja tekee kotikäyntejä moottoripyörällä.
Uutta 2 000 hengen toimistoa Dubliniin suunnitellut Google muutti karanteenin jälkeen mielensä ja kannustaa nyt työntekijöitään etätyöhön. Erityisesti isoissa metropoleissa, joissa liiketilojen vuokrat hipovat pilviä, etätyöstä on yrityksille merkittävää taloudellista etua. Myös autoruuhkiin ja täpötäysiin joukkoliikennevälineisiin kyllästynyt henkilöstö ottaa kotitoimistoajatuksen ilolla vastaan.
Ranskassa toimistokalusteiden myynti lisääntyi koronan iskettyä 60 prosentilla. Työnantajat kustantavat mielummin hyvin varustetun toimiston työntekijänsä kotiin kuin pitävät tartuntariskin vuoksi puolityhjän liiketilan.
Suunniteltua spontaaniutta
Työnantajan panos ei kuitenkaan saa loppua kalusteisiin. Uudenlaista työntekomallia täytyy myös osata johtaa. Maailman suurimman etätyöntekijöiden voimalla toimivan ohjelmistotalon GitLab:n toimitusjohtaja Sid Sijbrandij:lla on etäjohtamisesta vankka näkemys.
Uudenlaista työntekomallia täytyy myös osata johtaa, korostaa maailman suurimman etätyöntekijöiden voimalla toimivan ohjelmistotalon GitLab:n toimitusjohtaja Sid Sijbrandij.
– Epävirallisen kommunikaation tiedetään lisäävän henkilöstön työtyytyväisyyttä ja tehokkuutta. Satunnaiset kohtaamiset käytävillä tai kahvihuoneessa saattavat myös sysätä liikkeelle innovaation.
– Esimiehen pitää ymmärtää, että näitä spontaaneja kontakteja ei synny yrityksessä, jonka työntekijät työskentelevät kodeissaan eivätkä tapaa toisiaan fyysisesti. Johtamiseen kuuluu olennaisena osana järjestää suunnitellusti tilanteita, joissa etätyöntekijät voivat vaihtaa kuulumisia ja puhua muista kuin työasioista, Sijbrandij kertoo.
Epävirallista ajatusten vaihtoa tehostetaan muun muassa yhteisillä zoom-kahvitauoilla, teemakeskusteluilla ja sattumanvaraisesti valituilla videopuheluilla, joiden aikana toisilleen tuntemattomat kollegat eri puolilta maailmaa voivat tehdä tuttavuutta. Lisäksi yhtiö järjestää fyysisiä tapaamisia ja jakaa matkastipendejä, joilla etätyöntekijät voivat käydä katsomassa toistensa kotitoimistoja.
Esimies saattaa tehdä soittokierroksen alaisilleen vain kysyäkseen, mitä kuuluu ja millainen sää on. Työntekijät arvostavat henkilökohtaista puhelua erityisesti Ranskassa, missä suullista viestintä pidetään perinteisesti tärkeämpänä kuin kirjallista.
Henkinen hyppy
Sid Sijbrandjin vuonna 2014 San Fransiscossa perustama verkkopalvelu, joka tarjoaa yrityksille tehtävienhallintatoimintoja, toimii tänä päivänä 67 maassa. Lähes kaikki GitLab:n 1300 työntekijää ovat etätyössä. Onko siis ihme, että yhtiö on kehittänyt oman kirjalliseen viestintään perustuvan työntekomallin?
– Kirjallinen viestintä saattaa tuntua työläältä ja luonnottomalta työntekijöistä, jotka ovat tottuneet työskentelemään samassa toimistossa työtovereidensa kanssa. Pelkkään tekstiin perustuvaan viestintään siirtyminen on henkinen hyppy, joka ei tapahdu hetkessä. Siihen pitää opetella, Sijbrandij korostaa.
Hänen mukaansa kaiken dokumentointi on yritykselle merkittävä kilpailuetu.
– Suulliseen viestintään perustuvassa yrityskulttuurissa samoja asioita vatvotaan kokouksissa yhä uudelleen, mikä ei ole toiminnan kannalta kovin tehokasta.
GitLab:n etätyöntekijöille tehdyn kyselyn perusteella 43 prosenttia pitää tärkeänä, että perheelle jää enemmän aikaa ilman, että ura kärsii. Valtaosa henkilöstöstä arvostaa myös sitä, että he matkustavat vähemmän kuin perinteisessä toimistotyössä. Moni uskoo lisäksi voivansa vaikuttaa työhönsä liittyviin asioihin enemmän katsomatta siihen, missä asemassa ovat organisaatiossa. Viisitoista prosenttia etätyöntekijöistä mainitsi, että heillä on jokin fyysinen vamma tai krooninen sairaus, joka voisi haitata työntekoa perinteisissä tomisto-olosuhteissa.
Teksti Virpi Latva
Kuva GitLab, kuvituskuva Ida Pimenoff
Etätyökevät pani johtamis- ja digitaidot puntariin Suomessa
Työelämäasioiden päällikkö Lotta Savinko sanoo, että etätyön johtamisessa osaamisen ja ”läsnäolon” vaatimus eroaa läsnätyön johtamisesta. Tavoitteiden selkeys, tiedonkulku puolin ja toisin sekä tuki alaisille korostuvat.
– Etätyöhön suhtautuminen ja etätyön tekeminen mullistuivat koronakeväänä sekä Suomessa että muissa EU-maissa. Se ei ole siis Suomen ainutlaatuinen käytäntö, eikä se siinä mielessä ole suoranainen kilpailuetu.
– Koronakevät kuitenkin lisäsi merkittävästi osaamistamme erityisesi digitaidoissa. Lisäksi suomalaisessa työalainsäädännössä on läsnä- ja etätyö samanarvoisia. Meillä on mahdollisuus myös työpaikka- ja yrityskohtaisesti sopia etätyökäytännöistä tai monipaikkaisesta työstä. Lisäksi työaikalaki mahdollistaa ns. joustotyöstä sopimisen. On myös muistettava, että kaikille etätyö ei ole mahdollista.
Savingon mukaan kolikon kääntöpuolena on, että etätyömahdollisuus voi myös edesauttaa työn siirtymistä Suomen ulkopuolelle, mitä on tapahtunut muun muassa IT-alalla.
Etätyön johtamisessa keskeistä tiedonkulku, selkeys ja alaisten tuki
– Etätyön johtamisessa osaamisen ja ”läsnäolon” vaatimus eroaa läsnätyön johtamisesta. Tavoitteiden selkeys, tiedonkulku puolin ja toisin sekä tuki alaisille korostuvat. Työajan seurannan pitää olla kunnossa, sillä hajautetussa työnteossa tai organisaatiossa työmääriä ja jaksamista pitää seurata sekä alisuoriutumisen että liiallisen kuormittumisen ehkäisemiseksi. Yhteisöllisyyden rakentaminen vaatii oman huomionsa.
– Työvälineiden hankkimisesta kotitoimistolle tai työntekijälle etätyössä aiheutuvien kulujen korvauksesta on hyvä sopia työpaikkakohtaisesti. On tärkeää ottaa huomioon työsuojelulliset ja työturvallisuuteen liittyvät tekijät. Niistä tulee keskustella ja sopia mielellään yhdessä henkilöstön ja henkilöstöedustajien kanssa, Savinko huomauttaa.
Hän arvioi, että jatkossa työnteossa limittynee etätyö ja läsnätyö, mikä mahdollistaa yksilölle todennäköisimmin parhaan suorituskyvyn ja työhyvinvoinnin. Tuottavuutta ajatellen on hyvä, että yksilölliset tarpeet ja tilanteet voidaan ottaa huomioon.
Teksti Ritva Siikamäki
Kuva Liisa Takala
