Oli kyse sitten etänä toteutetusta kokouksesta, työpajasta tai muusta kokoontumisesta, perusta onnistuneelle vuorovaikutukselle rakentuu yhteisymmärryksestä: miksi ollaan koolla, mikä on tavoite ja tarkoitus, mitkä kenenkin roolit ja vastuut.
Kun tämä on selvää, tarvitaan viestintää ja vuorovaikutusta ohjaavia yhteisiä käytäntöjä. Näin luodaan puitteet onnistuneelle vuorovaikutukselle.
Hyväksy ja huomioi silti myös se tosiasia, että ihmisten tekninen osaamistaso, odotukset ja käsitykset vaihtelevat. He saattavat tulla hyvin erilaisin valmiuksin ja toivein verkkovälitteisiin vuorovaikutustilanteisiin.
Fasilitaattori ja valmentaja Paula Äijänen kannustaa antamaan osallistujille selkeät ohjeet verkkotapaamista varten jo ennakkoon.
Ensinnä pitää virittää!
Osallistujilla pitää olla hyvä käsitys siitä, millaiseen tilaisuuteen he ovat tulossa. Jo kutsussa kannattaa kertoa, mikäli heiltä odotetaan vaikkapa vilkasta keskustelua ja kommentteja. Näin osallistujat voivat orientoitua ja virittäytyä hyvissä ajoin.
Virittäytymistä on hyvä jatkaa heti tilaisuuden käynnistyttyä. Jos ihmiset halutaan saada keskustelemaan vaikkapa kokonaisen päivän kestävässä tapahtumassa, heidät on hyvä ohjata keskustelemaan heti kättelyssä. Näin rakennetaan toivottua ilmapiiriä ja kohtaamisen luonnetta heti alkajaisiksi.
Etäyhteyksin koolla ollessa esittelykierroksen voi toteuttaa hajautetusti. Kaikkien ei tarvitse esittäytyä kaikille, vaan se voi tapahtua pienemmissä ryhmissä tai pareittain. Kertokaa lyhyesti itsestänne ja päivän odotuksista. Zoomissa väkeä voi jakaa eri huoneisiin tai hyödyntää hiljattain käyttöön saatua samankaltaista toimintoa Teamsissä tai Howspacessa.
Esittäytyä voi myös chatissä siten, että osallistujat lähettävät kuvan itsestään ja kirjoittavat muutaman rivin saatteeksi. Kuva voi olla siinä hetkessä kännykällä näpätty tai vaikka harrastuksen parissa otettu. Tämäntyyppinen tervehdyskierros voi piristää myös tavanomaista palaveria ja virittää vaihtamaan muutaman sanan muistakin kuin työasioista.
Sovi, sovi ja sovi
Jos osallistujat ovat epävarmoja, missä vaiheessa tilaisuutta saa esittää kysymyksiä tai kommentoida, he saattavat katsoa parhaaksi vaieta. Ei ole itsestäänselvyys, mitä osallistujilta odotetaan, joten kerro se heille.
Sopikaa käytännöistä: milloin mikrofonit pidetään päällä, milloin ne suljetaan.
Sopikaa ja viestikää hyvissä ajoin heti tilaisuuden alussa, miten puheenvuoro pyydetään. Tapoja on monia, oli se sitten kahvikupin nosto merkkinä fasilitaattorille, Zoomin ja Teamsin virtuaalinen kädennosto tai chat-viesti.
Miten käyttää kameraa?
Kameran käyttötavoista on hyvä sopia yhdessä oletusten sijaan. Perussääntö kuuluu: pidä kamera päällä. Jos tilaisuus järjestettäisiin kasvotusten samassa tilassa, tulisitko sinne paperipussi päässäsi tai vetäisitkö verhon itsesi ja muitten väliin?
Pitämällä kameran auki on enemmän läsnä ja kantaa vastuuta tilanteesta ja tavoitteen eteen työskentelemisestä.
Kun puhut, katso kameraan. Näin saat luotua kontaktin muihin. Joudut tai saat olla oman elämäsi tv-toimittaja. Älä siis jatkuvasti suuntaa katsettasi toisella näytöllä olevaan esitysmateriaaliisi, jolloin yleisö näkee sinusta pelkän sivuprofiilin.
Joskus kamera on järkevä sulkea. Verkkoyhteyden liiallinen kuormittuminen tai yksityisyydensuojaan ja tietoturvaan liittyvät huolet ovat perusteltuja syitä panna kamera kiinni.
Näytä tunteita ja reaktioita hieman ylikorostetusti
Havainnoimme ja teemme monenlaisia johtopäätöksiä tiedostamatta. Videoyhteydessä jo pelkästään kahden ihmisen välinen katse jää uupumaan sellaisena kuin se kasvokkain tapahtuu.
Koska videoyhteydessä ei voi samalla tavalla havainnoida ja välittää viestejä kuin kasvotusten kohdatessa, tunnetilojen ja -reaktioiden voi antaa näkyä hieman enemmän. Hymyile vähän isommin, nyökkää vähän selvemmin.
Kun tiimi on siirretty verkkoon etäyhteyksien varaan, saattaa osa kuin luonnostaan tehostaa reagointiaan kuten nyökkäilyä, hymyä, epäilystä tai torjumista.
Vaali selittämistä
Kun vuorovaikutus tapahtuu etäyhteyksin, selostavaa ja selittävää puhetta tarvitaan tavallista enemmän. Se tarkoittaa esimerkiksi sitä, että teknisen vian yllättäessä fasilitaattori tai kokouksen puheenjohtaja pitää osallistujat ajan tasalla siitä, missä on vika ja miten sitä selvitetään ja korjataan.
Hyvä käytäntö on myös, että kysytään suoraan nimeltä osallistujilta, onko heillä lisättävää tai kommentoitavaa.
Selostavaa puhetta tarvitaan, koska olemme tottuneita tarkkailemaan ja havainnoimaan. Haluamme selityksiä ja ratkaisuja. Toimintaa ja tapahtumia selostava puhe auttaa ymmärtämään, mitä tilanteessa on käynnissä, jos se ei muuten videoyhteyksin välity.
Joskus selostaminen on tarpeen pätkivien yhteyksien takia, jotta kaikilla säilyy käsitys siitä, mitä on sovittu ja miten edetään.
Haastattelimme yliopistonopettaja Kaisa Laitista artikkeliamme varten. Laitinen on tutkinut verkkovälitteistä yhteistyötä.
Yhteisöllisyyttä syntyy tasapuolisuudesta
Onko osallistuminen vuorovaikutustilanteeseen haitallisella tavalla epäsuhtaista? Onko osa aina äänessä toisten vaietessa?
Voi olla hyvä pysähtyä pohtimaan, mikä tilanteen aiheuttaa. Onko ryhmän sisällä klikkejä tai persoonia, jotka vievät liikaa tilaa muilta? Voisiko etätapaaminen antaakin tilaa hiljaisemmille, jos heidän kynnyksensä kommentoida on matalampi vaikka chat-viestillä?
Sietäkää myös hiljaisuutta. Ihmiset ovat eritahtisia. Palaverissa vähemmän äänessä olevilla saattaa olla prosessi käynnissä ja kiteytys tulossa. Säilyttäkää herkkyys tunnistaa tällainen.
Tiimejä on monenlaisia. Osa on ollut yhdessä pitkään, osa vasta vähän aikaa. Tämä vaikuttaa vuorovaikutukseen, viestintäkulttuuriin ja toimintatapoihin. Teknologia ei yksin määritä kokemusta.
Yhteisöllisyyttä rakentaa myös se, miten muiden esittämiin ideoihin reagoidaan. Älä tyrmää, vaan sano mieluummin ”joo ja tuosta voisi vielä jatkaa näin”.
Yhteisöllisyys tai yhteishenki on myös pieniä hetkiä, virtuaalisia kahvitaukoja ja juttelua muustakin kuin tiukasti työasioista. Etätapaamisessa taustalla näkyvä koti, ehkä kuvassa vilahtava lemmikki tai lapsi, saattavat antaa jutun juurta ja lähentää ihmisiä toisella tavalla kuin kohtaamiset toimistolla.
Iso osa yhteisöllisyyttä on työyhteisöön kiinnittyminen. Normaalioloissa jo pelkästään yhteiset toimistotilat tarjoavat kiinnittymisen mahdollisuuden. Kiinnittymistä voi etäoloissa luoda käyttämällä työskentelyalustoilla organisaation logoja, muita yhteisiä symboleja tai kuvia toimistolta.
Palaverit puuduttavat – mieli lyö tyhjää, miten innostaa ja inspiroida?
Pohditko, miten innostaa ja kannustaa verkkovuorovaikutuksessa? Kannusta ja innosta samalla tavalla kuin olet tehnyt ennen etäjaksoa.
Jos työpäiviin on tullut mekaanisuuden ja puutuneisuuden tuntua, tarkista työpäivän rytmiä. Etätyössä houkutus latoa palavereja toisensa perään saattaa korostua ja tauot voivat jäädä pois. Ennen koronaa siirtymät kokoustiloista toisiin antoivat lyhyen hengähdystauon ja mahdollisuuden orientoitua uuteen tilanteeseen. Muista tauottaa myös etätyössä.
Liian tiiviiksi suunnitellut palaverit vievät nekin väljyyttä ja huokoisuutta päivästä, jos vapaamuotoisemmalle keskustelulle ei jää ollenkaan aikaa. Vapaamuotoinen keskustelu voi parhaimmillaan synnyttää yhteisöllisyyden kokemuksen lisäksi uusia ideoita ja oivalluksia.
Lääkkeeksi mekaanisuuteen voi purra tuttujen toimintatapojen ravistelu. Olisiko palaverilla yllättävä vetäjä tiimiläisten joukosta? Voisiko vetäjä olla ulkopuolinen?
Kyseenalaistakaa toimintatapojanne. Rutiinikokouksen vetovuoroa voi kierrättää pareille tai nuoremmille työntekijöille tai antaa vetovastuun juniorille ja seniorille, jotka parhaimmassa tapauksessa oppivat toinen toisiltaan.
Mekaanisuutta ja puuduttavuutta selittää myös teknologiaväsymys. Tiedonkäsittelyprosessi etäyhteyksin on erilaista kuin kasvokkaisessa kohtaamisessa. Virtuaalinen yhteys on tutkimusten mukaanaavistuksen uuvuttavampaa kognitiivisesti.
Mitä tuleman pitää, kun korona toivon mukaan on saatu taltutettua? Kenties VR-lasit, joilla voi toteuttaa verkkoseminaareja tai koulutuksia siten, että osallistujat ovat kotona, mutta näkevät toisensa kokonaisia eleitä ja katseita myöten.
- Artikkelia varten haastattelun antoivat Kaisa Laitinen, joka työskentelee yliopistonopettajana Jyväskylän yliopiston kieli- ja viestintätieteiden laitoksella sekä fasilitaattori ja valmentaja Paula Äijänen Mukamas Learning Designista.
Teksti Iida Ylinen
Kuvat Lehtikuva (kuvituskuva), Katriina Pikkarainen (Paula Äijänen), Riikka Liikkanen (Kaisa Laitinen)
